Tulisan ini adalah sebuah poin-poin penting untuk menyelenggarakan webinar, menurut pengalaman saya:

1. Tentukan Tema
2. Tentukan Pembicara (2-3 orang cukup, dibuat beragam misal: 1 akademisi, 1 praktisi, 1 pemerintahan untuk memperkaya perspektif webinar, tp ini tergantung konsep webinarnya)\
3. Tentukan siapa yang membuka acara (misal: Dekan, Ketua xxx, dll) dan HUBUNGI orang tersebut untuk konfirmasi jadwal. Jika diperlukan buatkan text yang akan dibacakan saat membuka acara.
4. Buat Term of Reference (TOR) — berisi Penjelasan Acara, Waktu dan Tempat, Daftar Pembicara Diundang, Target Audience, dan Jadwal Acara — untuk lampiran dalam menghubungi pembicara LALU Hubungi Pembicara
5. Jika Pembicara konfirmasi OK, minta data berikut:
   a) Nama Lengkap
   b) Status (misal: Dosen XXXX, Dekan XXX)
   c) Foto untuk poster
   d) Info lengkap rekening (nomer rekening, nama bank, nama pemegang akun) jika ada honor
6. Tentukan MC dan/atau Moderator (MC untuk membuka dan menutup acara, moderator untuk nge-MC pada sesi inti webinarnya)
7. Bikin link Zoom/Ms.Teams Meeting LALU buat shortlinknya: misal sl.ut.ac.id/webinarjos
8. Jika ada pendaftaran, buat Google Form pendaftaran.
9. Buat Draft Poster yang menyertakan
   a) Logo-logo terkait (universitas, kementerian, mitra, sponsor, dll)
   b) “((Penyelenggara)) mempersembahkan: “
   c) Nama Acara (misal: Webinar Pariwisata)
   d) Tema (misal: Salam Olahraga! Salam Pariwisata!)
   e) Waktu dan tempat
   f) Link pendaftaran (jika ada pendaftaran)
   g) Link zoom/ms.teams meeting yg sudah disingkat
   h) Link Youtube jika distreamingkan juga di Youtube (shortlink juga)
   i) Akun2 Sosial Media Penyelenggara
   j) Contact Person acara tersebut|
   note: POSTER FINAL perlu banyak konfirmasi seperti Pembicara, Link, dll. Pastikan cek typo dl sebelum di publish
10. PUBLIKASI (kirim ke grup2 terkait, semua panitia pastikan ikut share/broadcast, kalau perlu paidpromote di akun2 IG Promo webinar dll)
11. Buat Sertifikat untuk pembicara, BAGIKAN setelah acara selesai.
12. Buat DAFTAR HADIR/FORM EVALUASI di Google Form yang diprogram otomatis mengirimkan sertifikat peserta ke Email masing2. Buat shortlinknya untuk mempermudah (misal: bit.ly/sertifikatwebinarjos). Nanti di share saat webinar berlangsung atau saat akhir webinar.
13. BERSURAT. Jika webinar membutuhkan bantuan pihak lain secara formal (misal: Streaming Youtube & Publikasi Poster – siapkan surat2nya).
14. Buat RUNDOWN FINAL WEBINAR
15. Pada Hari H, Tentukan 1 Stage Manager yang memberi keputusan2 untuk hal yang lancar dan tidak lancar. RUNDOWN adalah acuan, kadang kenyataan.
16. KUMPULKAN Video2 dan Materi yang akan disharescreen pada 1 folder. Kalau bisa pembicara memberikan materinya juga ke panitia supaya jika ada kesulitan Sharescreen bisa dibantu dengan cepat
17. TEKNIS ZOOM:
    a) Setting Mute for All
    b) Buat panitia inti, opener, dan narasumber sebagai COHOST
    c) Matikan Chat jika perlu (Nobody can chat except HOST/COHOST)
    d) dsb
18. Acara berjalan dengan lancar dan selesai. Jika menggunkan link evaluasi utk sertifikat, pastikan DITUTUP FORMNYA sekitar 15-30 menit setelah acara selesai.
19. UCAPKAN TERIMAKASIH kepada narasumber via WA/Telp dan Kirimkan Sertifikatnya
20. Panjang kan? Ini belum sempurna karena ngetiknya juga buru-buru

Rapat dulu ya,

Pondok Cabe, 19 Mei 2023
Nihan Lanisy